Datenschutzerklärung

Stand: 29.07.2026

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Erklärung richtet sich an drei Personengruppen. Bitte lesen Sie die für Sie relevanten Abschnitte:

• Abschnitt A — Besucherinnen und Besucher unserer Website,
• Abschnitt B — Kundinnen und Kunden mit einem Konto auf der RUBINLAKE-Plattform,
• Abschnitt C — Personen, deren berufsbezogene Daten in unserer Datenbank enthalten sind, ohne dass sie unsere Dienste nutzen (Informationen nach Art. 14 DSGVO).

Im Hinblick auf die verwendeten Begriffe, wie z. B. „Verarbeitung" oder „Verantwortlicher", verweisen wir auf die Begriffsbestimmungen in Art. 4 DSGVO.

Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist:

RUBINLAKE GmbH Bettinastraße 62 D-60325 Frankfurt am Main E-Mail: contact@rubinlake.com

Datenschutzbeauftragte: Ralitsa Popova, erreichbar unter der oben genannten postalischen Adresse (Zusatz „Datenschutz") sowie per E-Mail an contact@rubinlake.com.

Bei allen Fragen zum Datenschutz sowie zur Geltendmachung Ihrer Rechte (siehe unten „Ihre Rechte") können Sie sich jederzeit an uns wenden — auch dann, wenn Sie kein Konto bei uns haben.

Abschnitt A — Besuch unserer Website

Server-Logdaten

Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch bestimmte Daten an den ausliefernden Server, insbesondere:

• Datum und Uhrzeit des Abrufs,
• die aufgerufene Seite bzw. Datei,
• IP-Adresse,
• Browsertyp und -version, Betriebssystem,
• die zuvor besuchte Seite (Referrer),
• übertragene Datenmenge und Zugriffsstatus.

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (z. B. zur Abwehr von Angriffen und zur Fehleranalyse). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website. Logdaten werden nur kurzfristig gespeichert und in der Regel spätestens nach 30 Tagen gelöscht, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.

Für den Betrieb der Website setzen wir einen Hosting-Dienstleister ein, der die vorgenannten Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeitet. Soweit dabei eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage der im Abschnitt „Übermittlung in Drittländer" beschriebenen Garantien.

Einwilligungsverwaltung (Consent-Management)

Zur Einholung und Verwaltung von Einwilligungen für einwilligungsbedürftige Dienste setzen wir die Consent-Management-Plattform Usercentrics (Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München, Deutschland) ein. Dabei werden Ihre Einwilligungsentscheidungen, der Zeitpunkt der Entscheidung sowie technische Daten (z. B. gekürzte IP-Adresse, Browserinformationen) verarbeitet, um erteilte und verweigerte Einwilligungen nachweisen zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Nachweispflicht nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für die technisch erforderliche Speicherung Ihrer Entscheidung. Ihre Einwilligungseinstellungen können Sie jederzeit über das Fingerabdruck- bzw. Einstellungs-Symbol auf unserer Website ändern.

Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden auf unserer Website Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. Local Storage) nur in zwei Fällen:

1. Technisch erforderlich: Speicherung, die unbedingt erforderlich ist, um die von Ihnen gewünschte Funktion bereitzustellen — etwa Ihre Spracheinstellung und Ihre Einwilligungsentscheidung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
2. Einwilligungsbasiert: alle weiteren Zwecke, insbesondere Reichweitenmessung (siehe „Google Analytics 4"). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Ihre Einwilligung werden diese Dienste nicht geladen.

Google Analytics 4

Sofern Sie darin eingewilligt haben, setzen wir Google Analytics 4 ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Nutzung unserer Website auszuwerten (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefähre Herkunftsregion, verwendetes Endgerät).

Wir haben Google Analytics datenschutzfreundlich konfiguriert: Die Erfassung ist standardmäßig deaktiviert und wird erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert (Consent Mode); IP-Adressen werden gekürzt verarbeitet. Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Einwilligungseinstellungen widerrufen.

Im Rahmen der Nutzung von Google Analytics können Daten an Server der Google LLC in den USA übertragen werden. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

Videos (YouTube)

In einzelnen Hilfe-Artikeln unseres Help Centers betten wir Videos des Dienstes YouTube (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) ein. Beim Aufruf einer Seite mit eingebettetem Video wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt; dabei erhält YouTube Ihre IP-Adresse und Informationen zur aufgerufenen Seite. Sind Sie gleichzeitig in Ihrem Google-Konto angemeldet, kann Google den Abruf Ihrem Konto zuordnen; dies können Sie verhindern, indem Sie sich vorher abmelden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der verständlichen Erläuterung unserer Dienste durch Videoinhalte. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

Terminbuchung (Calendly)

Für die Vereinbarung von Demo- und Beratungsterminen verlinken wir auf den Terminplanungsdienst Calendly (Calendly LLC, Atlanta, USA). Die Verlinkung selbst überträgt keine Daten. Erst wenn Sie die Calendly-Seite aufrufen und dort einen Termin buchen, verarbeitet Calendly die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin); wir erhalten diese Daten zur Durchführung des Termins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Calendly LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: https://calendly.com/privacy

Kontaktaufnahme per E-Mail

Unsere Website enthält keine Kontaktformulare. Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Nachricht) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern sich Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder dessen Anbahnung bezieht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Korrespondenz löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Verlinkungen auf soziale Netzwerke

Unsere Website bindet keine Plugins oder sonstige aktive Inhalte sozialer Netzwerke ein. Verweise auf unsere Profile in sozialen Netzwerken sind einfache Verlinkungen; beim Besuch unserer Website werden dadurch keine Daten an die jeweiligen Anbieter übertragen.

Abschnitt B — Nutzung der RUBINLAKE-Plattform

Dieser Abschnitt gilt ergänzend, wenn Sie ein Konto auf der RUBINLAKE-Plattform anlegen und unsere Dienste nutzen.

Registrierung und Konto

Bei der Registrierung und Nutzung Ihres Kontos verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Organisation sowie Anmeldedaten. Für die sichere Anmeldung (einschließlich Single Sign-on) setzen wir einen spezialisierten Authentifizierungsdienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Abonnement und Zahlung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland). Stripe verarbeitet Ihre Zahlungs- und Rechnungsdaten (z. B. Name, Rechnungsadresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zahlungsmittel) in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung; Ihre vollständigen Zahlungsdaten (z. B. Kartennummern) erhalten wir nicht. Im Rahmen der Zahlungsabwicklung können Daten an die Stripe Inc. in den USA übermittelt werden; Stripe Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Pflichten). Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy

Nutzungsdaten der Plattform

Wir verarbeiten Informationen darüber, wie Sie die Plattform nutzen (z. B. durchgeführte Aktionen, aufgerufene Funktionen, Zeitpunkte), um unsere Dienste bereitzustellen, abzurechnen (z. B. Verbrauch von Kontingenten), ihre Sicherheit zu gewährleisten, Missbrauch zu verhindern und unsere Dienste zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Weiterentwicklung).

KI-gestützte Funktionen

Die Plattform enthält KI-gestützte Funktionen, insbesondere einen Assistenten, mit dem Sie in natürlicher Sprache arbeiten können. Ihre Eingaben und die zugehörigen Antworten werden in Ihrem Konto gespeichert, damit Sie Unterhaltungen fortsetzen und nachvollziehen können.

Zur Erbringung dieser Funktionen setzen wir sorgfältig ausgewählte KI-Modellanbieter sowie Dienstleister für Qualitätssicherung und Fehleranalyse als Auftragsverarbeiter ein, teilweise mit Sitz in den USA (Garantien siehe „Übermittlung in Drittländer"). Ihre Eingaben werden von diesen Dienstleistern nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle verwendet. Bestimmte Verarbeitungsschritte unserer Browser-Erweiterung erfolgen zudem lokal auf Ihrem Endgerät, ohne dass die betreffenden Inhalte hierfür an Server übertragen werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Funktionen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Qualitätssicherung und Fehleranalyse).

Transaktionale Nachrichten

Zur Bereitstellung des Dienstes versenden wir konto- und vertragsbezogene Nachrichten (z. B. Bestätigungen, Sicherheitshinweise, Rechnungen) per E-Mail und gegebenenfalls per SMS. Hierfür setzen wir Versanddienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Export in CRM-Systeme

Sie können Daten aus der Plattform in von Ihnen gewählte Drittsysteme übertragen, insbesondere in CRM-Systeme wie HubSpot oder Pipedrive. Die Übertragung erfolgt ausschließlich auf Ihre Veranlassung. Für die Verarbeitung der Daten im Zielsystem ist ausschließlich Ihr Unternehmen als eigenständiger Verantwortlicher zuständig; es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Rechtsgrundlage für die Übertragung durch uns ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Abschnitt C — Informationen für Personen in unserer Datenbank (Art. 14 DSGVO)

RUBINLAKE betreibt eine Datenbank mit berufsbezogenen Informationen über Unternehmen und deren Ansprechpartner, die unsere Kunden für Vertriebs- und Recruiting-Zwecke im Geschäftsverkehr (B2B) nutzen. Dieser Abschnitt informiert Sie nach Art. 14 DSGVO, wenn Daten über Sie in dieser Datenbank enthalten sind, ohne dass wir sie bei Ihnen erhoben haben. Da eine individuelle Benachrichtigung aller betroffenen Personen einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO), stellen wir diese Informationen hier öffentlich zur Verfügung.

Kategorien verarbeiteter Daten

• Stammdaten (z. B. Name),
• berufsbezogene Angaben (z. B. aktueller Arbeitgeber, Position, beruflicher Werdegang, Qualifikationen und Kenntnisse),
• geschäftliche Kontaktdaten (z. B. geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer),
• Angaben zum Unternehmen (z. B. Branche, Größe, Standort),
• daraus abgeleitete berufsbezogene Einschätzungen (z. B. Karrierestufe, geschätzte Erfahrungs- oder Gehaltsspannen), die als solche gekennzeichnet sind.

Wir verarbeiten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO und keine Daten aus der Privatsphäre (z. B. private Anschriften werden nicht angeboten).

Quellen

Die Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen (insbesondere Unternehmenswebsites, Handels- und Unternehmensregister, Presseveröffentlichungen sowie öffentlich einsehbare berufliche Profile) und von lizenzierten Datenpartnern, die uns Daten vertraglich zusichern, rechtmäßig erhoben zu haben.

Zwecke und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten diese Daten, um unseren Kunden die Identifikation und Kontaktaufnahme mit relevanten geschäftlichen Ansprechpartnern zu ermöglichen (Geschäftsanbahnung im B2B-Bereich, Vertrieb, Recruiting) sowie um die Datenqualität zu sichern (Validierung, Aktualisierung, Dublettenabgleich).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das unserer Kunden liegt in der Anbahnung von Geschäftskontakten im beruflichen Kontext. Wir verarbeiten ausschließlich berufsbezogene Daten, die die betroffenen Personen in ihrer geschäftlichen Rolle betreffen; die Auswirkungen auf die Privatsphäre sind dadurch begrenzt. Eine dokumentierte Interessenabwägung liegt vor und kann in ihren wesentlichen Erwägungen bei uns angefragt werden.

Empfänger

Empfänger der Daten sind unsere Kunden — Unternehmen, die die Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung für ihre B2B-Vertriebs- und Recruiting-Prozesse nutzen — sowie die in dieser Erklärung beschriebenen Kategorien von Auftragsverarbeitern (Hosting, Datenvalidierung und -anreicherung, KI-Funktionen). Unsere Kunden sind vertraglich verpflichtet, die Daten nur im Einklang mit dem anwendbaren Datenschutz- und Wettbewerbsrecht zu verwenden.

Speicherdauer

Wir überprüfen und aktualisieren die Datenbank fortlaufend. Datensätze, die sich als veraltet oder nicht mehr relevant erweisen, werden korrigiert oder gelöscht. Bei einem Widerspruch (siehe unten) nehmen wir die betreffenden Daten dauerhaft von der Verarbeitung aus.

Keine automatisierten Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. Die Plattform stellt Informationen bereit; Entscheidungen (z. B. über eine Kontaktaufnahme) treffen ausschließlich Menschen bei unseren Kunden.

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen — formlos, kostenfrei und ohne Angabe von Gründen — per E-Mail an contact@rubinlake.com oder postalisch an die oben genannte Adresse. Ein Konto ist dafür nicht erforderlich. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr für die genannten Zwecke und stellen durch eine Sperrliste sicher, dass sie nicht erneut aufgenommen werden. Daneben stehen Ihnen sämtliche Rechte aus dem Abschnitt „Ihre Rechte" zu, insbesondere das Recht auf Auskunft.

Übermittlung in Drittländer

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten in weiteren Ländern außerhalb der EU bzw. des EWR. Eine Übermittlung erfolgt in diesen Fällen nur, wenn geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO bestehen:

• eine Zertifizierung des Empfängers unter dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO), und/oder
• der Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), ergänzt um zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen, soweit erforderlich.

Kategorien von Empfängern mit Drittlandbezug sind insbesondere: Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister, KI-Modellanbieter, Dienstleister für Datenvalidierung und -anreicherung, Zahlungs-, Authentifizierungs- und Versanddienstleister sowie Analyse- und Terminbuchungsdienste. Auf Anfrage informieren wir Sie über die konkret bestehenden Garantien für die Sie betreffenden Verarbeitungen.

Speicherdauer

Soweit oben nicht anders angegeben, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Im Einzelnen gelten folgende Kriterien:

• Kontodaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; nach Vertragsende werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: gemäß den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO) bis zu zehn Jahre; in diesem Zeitraum ist die Verarbeitung auf die Erfüllung dieser Pflichten beschränkt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Server-Logdaten: in der Regel bis zu 30 Tage (siehe Abschnitt A).
• Unterhaltungen mit KI-Funktionen: für die Dauer des Vertragsverhältnisses, sofern Sie sie nicht vorher löschen.
• Datenbankeinträge (Abschnitt C): fortlaufende Aktualisierung; Löschung bzw. dauerhafte Sperrung bei Widerspruch oder festgestellter fehlender Relevanz.

Datensicherheit

Wir übertragen Daten zwischen Ihrem Browser und unseren Systemen ausschließlich verschlüsselt (TLS) und treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist innerhalb unseres Unternehmens auf die Personen beschränkt, die ihn zur Aufgabenerfüllung benötigen.

Ihre Rechte

Ihnen stehen als betroffene Person folgende Rechte zu:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Geltendmachung genügt eine formlose Mitteilung an contact@rubinlake.com oder an unsere postalische Adresse.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO) — insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden https://datenschutz.hessen.de

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen der Website besteht keine Pflicht, personenbezogene Daten bereitzustellen. Für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags über die RUBINLAKE-Plattform ist die Bereitstellung bestimmter Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten) erforderlich; ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht schließen oder erfüllen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Datum der letzten Änderung finden Sie oben unter „Stand". Bei wesentlichen Änderungen, die Ihr Konto betreffen, informieren wir Sie zusätzlich per E-Mail oder innerhalb der Plattform.