Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 29 juli 2026

De bescherming van persoonsgegevens is voor ons belangrijk. Dit privacybeleid informeert u over welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op welke rechtsgrondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Dit beleid richt zich tot drie groepen personen. Lees de voor u relevante secties:

• Sectie A — bezoekers van onze website,
• Sectie B — klanten met een account op het RUBINLAKE-platform,
• Sectie C — personen van wie beroepsgerelateerde gegevens in onze databank zijn opgenomen zonder dat zij onze diensten gebruiken (informatie op grond van art. 14 AVG).

Voor de gebruikte begrippen, zoals „verwerking" of „verwerkingsverantwoordelijke", verwijzen wij naar de definities in art. 4 AVG.

Verwerkingsverantwoordelijke en contact

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de in dit beleid beschreven verwerkingen is:

RUBINLAKE GmbH Bettinastraße 62 D-60325 Frankfurt am Main, Duitsland E-mail: contact@rubinlake.com

Functionaris voor gegevensbescherming: Ralitsa Popova, bereikbaar op het bovenstaande postadres (vermelding „Gegevensbescherming") en per e-mail via contact@rubinlake.com.

U kunt te allen tijde contact met ons opnemen voor vragen over gegevensbescherming en voor het uitoefenen van uw rechten (zie hieronder „Uw rechten") — ook als u geen account bij ons heeft.

Sectie A — Bezoek aan onze website

Serverloggegevens

Bij het bezoeken van onze website verzendt uw browser automatisch bepaalde gegevens naar de server, in het bijzonder:

• datum en tijdstip van het bezoek,
• de opgevraagde pagina of het opgevraagde bestand,
• IP-adres,
• browsertype en -versie, besturingssysteem,
• de eerder bezochte pagina (referrer),
• overgedragen datavolume en toegangsstatus.

Deze gegevens zijn technisch noodzakelijk om de website te leveren en de stabiliteit en veiligheid ervan te waarborgen (bijv. afweer van aanvallen en foutanalyse). De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder f) AVG; ons gerechtvaardigd belang ligt in de veilige en stabiele werking van de website. Loggegevens worden slechts kortstondig bewaard en in de regel uiterlijk na 30 dagen verwijderd, tenzij een veiligheidsrelevant incident een langere bewaring vereist.

Voor de exploitatie van de website maken wij gebruik van een hostingprovider die de bovengenoemde gegevens in onze opdracht verwerkt op basis van een verwerkersovereenkomst. Voor zover verwerking buiten de EU of de EER plaatsvindt, gebeurt dit op basis van de waarborgen beschreven in de sectie „Doorgifte naar derde landen".

Toestemmingsbeheer

Voor het verkrijgen en beheren van toestemmingen voor toestemmingsplichtige diensten gebruiken wij het consent-managementplatform Usercentrics (Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München, Duitsland). Daarbij worden uw toestemmingsbeslissingen, het tijdstip van de beslissing en technische gegevens (bijv. ingekort IP-adres, browserinformatie) verwerkt om verleende en geweigerde toestemmingen te kunnen aantonen.

De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder c) AVG (aantoonplicht op grond van art. 7, lid 1 AVG) en § 25, lid 2, nr. 2 van de Duitse TDDDG voor de technisch noodzakelijke opslag van uw beslissing. U kunt uw toestemmingsinstellingen te allen tijde wijzigen via het vingerafdruk- of instellingenpictogram op onze website.

Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën (bijv. local storage) op onze website slechts in twee gevallen:

1. Technisch noodzakelijk: opslag die strikt noodzakelijk is om de door u gevraagde functie te leveren — zoals uw taalvoorkeur en uw toestemmingsbeslissing. De rechtsgrondslag is § 25, lid 2, nr. 2 TDDDG in samenhang met art. 6, lid 1, onder f) AVG.
2. Op toestemming gebaseerd: alle overige doeleinden, in het bijzonder bereikmeting (zie „Google Analytics 4"). De rechtsgrondslag is § 25, lid 1 TDDDG in samenhang met art. 6, lid 1, onder a) AVG. Zonder uw toestemming worden deze diensten niet geladen.

Google Analytics 4

Indien u daarvoor toestemming heeft gegeven, gebruiken wij Google Analytics 4, een webanalysedienst van Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland („Google"). Google Analytics gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën om het gebruik van onze website te evalueren (bijv. bezochte pagina's, sessieduur, geschatte regio van herkomst, gebruikt apparaat).

Wij hebben Google Analytics privacyvriendelijk geconfigureerd: de gegevensverzameling is standaard uitgeschakeld en wordt pas na uw toestemming geactiveerd (Consent Mode); IP-adressen worden in ingekorte vorm verwerkt. De rechtsgrondslag is uitsluitend uw toestemming (art. 6, lid 1, onder a) AVG, § 25, lid 1 TDDDG). U kunt uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken via de toestemmingsinstellingen.

In het kader van het gebruik van Google Analytics kunnen gegevens worden doorgegeven aan servers van Google LLC in de VS. Google LLC is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework; aanvullend zijn EU-standaardcontractbepalingen van kracht. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Google: https://policies.google.com/privacy

Video's (YouTube)

In afzonderlijke helpartikelen van ons Help Center sluiten wij video's van de dienst YouTube in (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland). Bij het openen van een pagina met een ingesloten video wordt een verbinding met de servers van YouTube tot stand gebracht; YouTube ontvangt daarbij uw IP-adres en informatie over de bezochte pagina. Bent u tegelijkertijd ingelogd op uw Google-account, dan kan Google het bezoek aan uw account toewijzen; dit kunt u voorkomen door vooraf uit te loggen.

De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder f) AVG; ons gerechtvaardigd belang ligt in de begrijpelijke uitleg van onze diensten door middel van video-inhoud. Meer informatie: https://policies.google.com/privacy

Afspraken plannen (Calendly)

Voor het plannen van demo- en adviesafspraken verwijzen wij via een link naar de planningsdienst Calendly (Calendly LLC, Atlanta, VS). De link zelf draagt geen gegevens over. Pas wanneer u de Calendly-pagina opent en daar een afspraak boekt, verwerkt Calendly de door u ingevoerde gegevens (bijv. naam, e-mailadres, gekozen tijdstip); wij ontvangen deze gegevens voor het uitvoeren van de afspraak. De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder b) AVG (precontractuele maatregelen op uw verzoek). Calendly LLC is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework. Meer informatie: https://calendly.com/privacy

Contact per e-mail

Onze website bevat geen contactformulieren. Als u per e-mail contact met ons opneemt, verwerken wij de door u verstrekte gegevens (e-mailadres, inhoud van uw bericht) om uw verzoek af te handelen. De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder b) AVG voor zover uw verzoek betrekking heeft op een overeenkomst of de totstandkoming daarvan, en overigens art. 6, lid 1, onder f) AVG (gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van verzoeken). Wij verwijderen de correspondentie zodra deze niet meer nodig is voor de afhandeling en er geen wettelijke bewaarplichten gelden.

Links naar sociale netwerken

Onze website bevat geen plug-ins of andere actieve inhoud van sociale netwerken. Verwijzingen naar onze profielen op sociale netwerken zijn eenvoudige links; bij het bezoeken van onze website worden daardoor geen gegevens aan de betreffende aanbieders doorgegeven.

Sectie B — Gebruik van het RUBINLAKE-platform

Deze sectie geldt aanvullend als u een account op het RUBINLAKE-platform aanmaakt en onze diensten gebruikt.

Registratie en account

Bij de registratie en het gebruik van uw account verwerken wij de door u verstrekte gegevens, in het bijzonder naam, zakelijk e-mailadres, organisatie en inloggegevens. Voor veilig inloggen (inclusief single sign-on) maken wij gebruik van een gespecialiseerde aanbieder van authenticatiediensten als verwerker. De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder b) AVG (uitvoering van de overeenkomst).

Abonnement en betaling

De betalingsafwikkeling verloopt via de betaaldienstverlener Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Ierland). Stripe verwerkt uw betalings- en factuurgegevens (bijv. naam, factuuradres, btw-identificatienummer, betaalmiddel) onder eigen verantwoordelijkheid op het gebied van gegevensbescherming; wij ontvangen uw volledige betaalgegevens (bijv. kaartnummers) niet. In het kader van de betalingsafwikkeling kunnen gegevens worden doorgegeven aan Stripe Inc. in de VS; Stripe Inc. is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework. De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder b) AVG en art. 6, lid 1, onder c) AVG (handels- en belastingrechtelijke verplichtingen). Meer informatie: https://stripe.com/nl/privacy

Gebruiksgegevens van het platform

Wij verwerken informatie over hoe u het platform gebruikt (bijv. uitgevoerde acties, geraadpleegde functies, tijdstippen) om onze diensten te leveren, af te rekenen (bijv. verbruik van tegoeden), de veiligheid ervan te waarborgen, misbruik te voorkomen en onze diensten te verbeteren. De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder b) AVG en overigens art. 6, lid 1, onder f) AVG (gerechtvaardigd belang bij veiligheid en verdere ontwikkeling).

AI-ondersteunde functies

Het platform bevat AI-ondersteunde functies, in het bijzonder een assistent waarmee u in natuurlijke taal kunt werken. Uw invoer en de bijbehorende antwoorden worden in uw account opgeslagen, zodat u gesprekken kunt voortzetten en teruglezen.

Voor het leveren van deze functies maken wij als verwerkers gebruik van zorgvuldig geselecteerde aanbieders van AI-modellen en dienstverleners voor kwaliteitsborging en foutanalyse, deels gevestigd in de VS (waarborgen: zie „Doorgifte naar derde landen"). Uw invoer wordt door deze dienstverleners niet gebruikt om eigen AI-modellen of die van derden te trainen. Bepaalde verwerkingsstappen van onze browserextensie vinden bovendien lokaal op uw apparaat plaats, zonder dat de betreffende inhoud daarvoor naar servers wordt verzonden.

De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder b) AVG (levering van de contractueel overeengekomen functies) en art. 6, lid 1, onder f) AVG (gerechtvaardigd belang bij kwaliteitsborging en foutanalyse).

Transactionele berichten

Voor het leveren van de dienst versturen wij account- en contractgerelateerde berichten (bijv. bevestigingen, veiligheidsmeldingen, facturen) per e-mail en, indien van toepassing, per sms. Hiervoor maken wij gebruik van verzenddienstverleners als verwerkers. De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder b) AVG.

Export naar CRM-systemen

U kunt gegevens uit het platform overdragen naar door u gekozen systemen van derden, in het bijzonder CRM-systemen zoals HubSpot of Pipedrive. De overdracht vindt uitsluitend op uw initiatief plaats. Voor de verwerking van de gegevens in het doelsysteem is uitsluitend uw onderneming als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk; de privacybepalingen van de betreffende aanbieder zijn van toepassing. De rechtsgrondslag voor de overdracht door ons is art. 6, lid 1, onder b) AVG.

Sectie C — Informatie voor personen in onze databank (art. 14 AVG)

RUBINLAKE exploiteert een databank met beroepsgerelateerde informatie over ondernemingen en hun contactpersonen, die onze klanten gebruiken voor verkoop- en wervingsdoeleinden in het zakelijke verkeer (B2B). Deze sectie informeert u op grond van art. 14 AVG indien gegevens over u in deze databank zijn opgenomen zonder dat wij ze bij u hebben verzameld. Aangezien het individueel informeren van alle betrokkenen een onevenredige inspanning zou vergen (art. 14, lid 5, onder b) AVG), stellen wij deze informatie hier openbaar beschikbaar.

Categorieën van verwerkte gegevens

• stamgegevens (bijv. naam),
• beroepsgerelateerde gegevens (bijv. huidige werkgever, functie, loopbaan, kwalificaties en vaardigheden),
• zakelijke contactgegevens (bijv. zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer),
• bedrijfsgegevens (bijv. branche, omvang, vestigingsplaats),
• daaruit afgeleide beroepsgerelateerde inschattingen (bijv. carrièreniveau, geschatte ervarings- of salarisbandbreedtes), die als zodanig zijn gemarkeerd.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG en geen gegevens uit de privésfeer (bijv. privéadressen worden niet aangeboden).

Bronnen

De gegevens zijn afkomstig uit openbaar toegankelijke bronnen (in het bijzonder bedrijfswebsites, handels- en ondernemingsregisters, perspublicaties en openbaar raadpleegbare professionele profielen) en van gelicentieerde datapartners die ons contractueel garanderen de gegevens rechtmatig te hebben verzameld.

Doeleinden en rechtsgrondslag

Wij verwerken deze gegevens om onze klanten in staat te stellen relevante zakelijke contactpersonen te identificeren en te benaderen (zakelijke acquisitie in de B2B-sector, verkoop, werving) en om de datakwaliteit te waarborgen (validatie, actualisering, ontdubbeling).

De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder f) AVG. Ons gerechtvaardigd belang en dat van onze klanten ligt in het tot stand brengen van zakelijke contacten in een professionele context. Wij verwerken uitsluitend beroepsgerelateerde gegevens die de betrokkenen in hun zakelijke rol betreffen; de impact op hun privésfeer blijft daardoor beperkt. Er bestaat een gedocumenteerde belangenafweging waarvan de essentiële overwegingen bij ons kunnen worden opgevraagd.

Ontvangers

Ontvangers van de gegevens zijn onze klanten — ondernemingen die de gegevens onder eigen verantwoordelijkheid op het gebied van gegevensbescherming gebruiken voor hun B2B-verkoop- en wervingsprocessen — evenals de in dit beleid beschreven categorieën van verwerkers (hosting, datavalidatie en -verrijking, AI-functies). Onze klanten zijn contractueel verplicht de gegevens uitsluitend te gebruiken in overeenstemming met het toepasselijke gegevensbeschermings- en mededingingsrecht.

Bewaartermijn

Wij controleren en actualiseren de databank doorlopend. Records die verouderd of niet meer relevant blijken, worden gecorrigeerd of verwijderd. Bij een bezwaar (zie hieronder) sluiten wij de betreffende gegevens blijvend uit van verwerking.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats in de zin van art. 22 AVG die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft. Het platform verstrekt informatie; beslissingen (bijv. over het al dan niet leggen van contact) worden uitsluitend genomen door mensen bij onze klanten.

Uw recht van bezwaar (art. 21 AVG)

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens — vormvrij, kosteloos en zonder opgave van redenen — per e-mail aan contact@rubinlake.com of per post aan het bovenstaande adres. Een account is daarvoor niet vereist. Na een bezwaar verwerken wij uw gegevens niet meer voor de genoemde doeleinden en zorgen wij er via een blokkadelijst voor dat ze niet opnieuw worden opgenomen. Daarnaast komen u alle rechten uit de sectie „Uw rechten" toe, in het bijzonder het recht van inzage.

Doorgifte naar derde landen

Sommige van de door ons ingeschakelde dienstverleners zijn gevestigd in de VS of verwerken gegevens in andere landen buiten de EU of de EER. In deze gevallen vindt doorgifte alleen plaats indien passende waarborgen op grond van hoofdstuk V AVG bestaan:

• een certificering van de ontvanger onder het EU-US Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie op grond van art. 45 AVG), en/of
• het sluiten van EU-standaardcontractbepalingen (art. 46, lid 2, onder c) AVG), waar nodig aangevuld met aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

Categorieën van ontvangers met relevantie voor derde landen zijn in het bijzonder: hosting- en infrastructuurdienstverleners, aanbieders van AI-modellen, dienstverleners voor datavalidatie en -verrijking, betaal-, authenticatie- en verzenddienstverleners, alsmede analyse- en afspraakplanningsdiensten. Op verzoek informeren wij u over de concreet bestaande waarborgen voor de u betreffende verwerkingen.

Bewaartermijn

Tenzij hierboven anders aangegeven, bewaren wij persoonsgegevens slechts zolang dit voor de genoemde doeleinden noodzakelijk is. In detail gelden de volgende criteria:

• Accountgegevens: voor de duur van de contractuele relatie; na beëindiging van de overeenkomst worden ze verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten gelden.
• Facturatie- en boekhoudkundige documenten: overeenkomstig de handels- en belastingrechtelijke bewaartermijnen van het Duitse recht (§ 257 HGB, § 147 AO) tot tien jaar; gedurende deze periode is de verwerking beperkt tot het nakomen van deze verplichtingen (art. 6, lid 1, onder c) AVG).
• Serverloggegevens: in de regel maximaal 30 dagen (zie sectie A).
• Gesprekken met AI-functies: voor de duur van de contractuele relatie, tenzij u ze eerder verwijdert.
• Databankrecords (sectie C): doorlopende actualisering; verwijdering of blijvende blokkering bij bezwaar of vastgestelde irrelevantie.

Gegevensbeveiliging

Wij dragen gegevens tussen uw browser en onze systemen uitsluitend versleuteld over (TLS) en treffen technische en organisatorische maatregelen op grond van art. 32 AVG om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. De toegang tot persoonsgegevens binnen onze onderneming is beperkt tot de personen die deze voor de uitvoering van hun taken nodig hebben.

Uw rechten

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

• inzage in de gegevens die wij over u verwerken (art. 15 AVG),
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16 AVG),
• verwijdering (art. 17 AVG),
• beperking van de verwerking (art. 18 AVG),
• overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG),
• bezwaar tegen verwerkingen op grond van art. 6, lid 1, onder f) AVG (art. 21 AVG),
• intrekking van verleende toestemmingen met werking voor de toekomst (art. 7, lid 3 AVG); de rechtmatigheid van de tot de intrekking verrichte verwerking blijft onverlet.

Voor het uitoefenen van deze rechten volstaat een vormvrij bericht aan contact@rubinlake.com of aan ons postadres.

U heeft bovendien het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG) — in het bijzonder in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk. De voor ons bevoegde toezichthoudende autoriteit is:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden, Duitsland https://datenschutz.hessen.de

Verplichting tot het verstrekken van gegevens

In het kader van het gebruik van de website bestaat geen verplichting om persoonsgegevens te verstrekken. Voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst met betrekking tot het RUBINLAKE-platform is het verstrekken van bepaalde gegevens (bijv. naam, e-mailadres, factuurgegevens) noodzakelijk; zonder deze gegevens kunnen wij de overeenkomst niet sluiten of uitvoeren.

Wijzigingen van dit privacybeleid

Wij passen dit privacybeleid aan wanneer onze diensten of de wettelijke vereisten veranderen. De op deze pagina gepubliceerde versie is van toepassing; de datum van de laatste wijziging vindt u bovenaan onder „Laatst bijgewerkt". Bij wezenlijke wijzigingen die uw account betreffen, informeren wij u bovendien per e-mail of binnen het platform.